Digitale Lohnabrechnung: Mitarbeiter ohne Onlinezugang dürfen nicht benachteiligt werden
Die Momente, in denen man nur dem glauben kann, was man schwarz auf weiß in der Hand hält, sind seit Einzug der Digitalisierung spürbar geringer geworden. Die Frage, ob aber auch die Lohnabrechnung vom Arbeitgeber digital an den Arbeitnehmer übermittelt werden darf, konnte erst durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) beantwortet werden.
Ein Lebensmitteleinzelhandelskonzern hatte eine Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs abgeschlossen. In diesem Postfach sollten alle Personaldokumente bereitgestellt werden - auch die Entgeltabrechnungen. Die Dokumente konnten im Betrieb eingesehen und auch ausgedruckt werden. Eine Verkäuferin war aber der Auffassung, sie müsse die Abrechnungen weiterhin in Papierform erhalten, und die Abrechnung müsse ihr zugeschickt werden. Schließlich klagte die Frau.
Das BAG sah in der papierlosen Erteilung der Gehaltsabrechnung jedoch kein Problem. Das Gesetz verlange lediglich eine Erteilung der Abrechnung in Textform, was hier gewährleistet war. Es genüge, dass der Arbeitgeber die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Damit hat er den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über einen Onlinezugang verfügen, Rechnung getragen.
Hinweis: Das Bereitstellen der digitalen Abrechnung genügt also, solange sichergestellt ist, dass Mitarbeiter ohne Onlinezugang nicht vergessen werden. Kündigungen und befristete Arbeitsverträge bedürfen jedoch weiterhin der Schriftform.
Quelle: BAG, Urt. v. 28.01.2025 - 9 AZR 48/24
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(aus: Ausgabe 04/2025)